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Was auf einer Gehaltsabrechnung steht
Welche Angaben eine Gehaltsabrechnung enthält, schreibt § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung vor. Neben Name, Arbeitgeber, Abrechnungsmonat, Brutto, Abzügen und Netto stehen darauf auch Angaben, die mit der Frage des Empfängers — können Sie die Miete oder die Rate zahlen? — nichts zu tun haben:
- Die Sozialversicherungsnummer. Sie wird unter anderem aus Ihrem Geburtsdatum und dem Anfangsbuchstaben Ihres Geburtsnamens gebildet (§ 2 VKVV).
- Die Steuer-Identifikationsnummer, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge.
- Das Merkmal für den Kirchensteuerabzug und die Kirchensteuer als eigene Zeile — beides lässt auf Ihre Religionszugehörigkeit schließen.
- Die Krankenkasse, an die die Beiträge gehen, und das Datum, an dem Ihre Beschäftigung begann.
- Viele Abrechnungen zeigen außerdem die IBAN, auf die das Gehalt geht, und eine Personalnummer.
Was sichtbar bleibt, was Sie abdecken können
Für Vermieter gibt es eine Richtschnur: die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu Selbstauskünften von Mietinteressent:innen (Version 2.0, Stand Januar 2026). Sie nennt die Gehaltsabrechnung ausdrücklich als Einkommensnachweis, in Kopie und „unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben“. Für Banken und Leasinggesellschaften gibt es keine vergleichbare Liste; die rechte Spalte ist deshalb unser Vorschlag, keine Vorgabe.
| Angabe | Vermieter | Bank, Kredit, Leasing |
|---|---|---|
| Name, Abrechnungsmonat | Sichtbar lassen | Sichtbar lassen |
| Arbeitgeber | Sichtbar lassen — danach darf er fragen | Sichtbar lassen |
| Netto und Auszahlungsbetrag | Sichtbar lassen — darum geht es | Sichtbar lassen — darum geht es |
| Beginn der Beschäftigung | Kann abgedeckt werden | Im Zweifel sichtbar lassen und nachfragen |
| Steuerklasse, Kinderfreibeträge | Kann abgedeckt werden | Im Zweifel nachfragen |
| Konfession, Kirchensteuer | Kann abgedeckt werden | Kann abgedeckt werden |
| Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer | Kann abgedeckt werden | Kann abgedeckt werden |
| Krankenkasse, IBAN, Personalnummer | Kann abgedeckt werden | Kann abgedeckt werden |
Woher die Einteilung für Vermieter kommt: Nach der Orientierungshilfe darf er nach Nettoeinkommen, Beruf und Arbeitgeber fragen, nicht aber nach der Dauer der Beschäftigung. Am Familienstand, auf den die Steuerklasse schließen lässt, sieht sie kein berechtigtes Interesse, und eine pauschale Frage nach der Religion hält sie für unzulässig, weil Religion zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO gehört.
Die beiden Nummern sind für Behörden gedacht. Die Steuer-ID dürfen andere Stellen ohne Ihre Einwilligung nur für den Austausch mit dem Finanzamt oder auf ausdrücklicher gesetzlicher Grundlage verarbeiten (§ 139b Abs. 2 AO); die Sozialversicherungsnummer dürfen Arbeitgeber und Dritte nur für Aufgaben der Sozialversicherung verarbeiten (§ 18f Abs. 3 SGB IV). Über Ihr Einkommen sagt keine von beiden etwas.
Das Einkommen bleibt lesbar
Ein Gehaltsnachweis soll zeigen, dass Sie die Miete oder die Rate zahlen können. Wer Netto und Auszahlungsbetrag abdeckt, schickt ein Blatt, das genau das nicht mehr zeigt — der Empfänger kann damit nichts anfangen und wird es kaum akzeptieren. Schwärzen Sie, was er nicht braucht, nicht das, was er sehen soll.
Wenn Sie Ihr genaues Netto noch nicht nennen möchten: In der Selbstauskunft genügt nach der Orientierungshilfe auch die Angabe, dass Ihr Nettoeinkommen über einer bestimmten Grenze liegt. Den Nachweis sieht sie erst für den Zeitpunkt vor, an dem der Vermieter sich für Sie entschieden hat, kurz vor der Unterschrift — und dieser Nachweis zeigt dann den Betrag.
Für Bank, Kredit oder Leasing
Vor einem Verbraucherkredit ist die Bank gesetzlich verpflichtet, Ihre Kreditwürdigkeit zu prüfen, und Ihre eigenen Angaben und Unterlagen sind eine Grundlage dafür. Die Grenzen, die die Datenschutzkonferenz für Vermieter beschreibt, lassen sich darauf nicht eins zu eins übertragen: Eine Bank kann zum Beispiel wissen wollen, seit wann Sie beschäftigt sind. Verlangt eine Leasinggesellschaft eine Gehaltsabrechnung, gilt dasselbe.
Fragen Sie deshalb vor dem Schwärzen, welche Angaben geprüft werden. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Konfession sagen über Ihre Zahlungsfähigkeit nichts; sie abzudecken liegt auch hier nahe. Fehlt dem Empfänger danach eine Angabe, erstellen Sie einfach eine neue Kopie, auf der genau diese Angabe frei bleibt.
So schwärzen Sie die Abrechnung mit dem Werkzeug
Die Seite öffnet sich mit IBAN und Steuer-ID vorausgewählt; jeden Treffer können Sie abwählen. Die Steuer-ID findet das Werkzeug, wenn ihre Bezeichnung, etwa „Steuer-ID“ oder „IdNr“, direkt davor steht und die elf Ziffern ohne Leerzeichen gedruckt sind. Für den Rest:
- Sozialversicherungsnummer. Dafür gibt es keine automatische Erkennung. Tragen Sie sie unter „Suchen und schwärzen“ so ein, wie sie auf der Abrechnung steht, oder ziehen Sie einen Kasten darüber.
- Steuer-ID ohne Treffer. Steht sie mit Leerzeichen oder in einer eigenen Spalte, suchen Sie sie ebenso über „Suchen und schwärzen“.
- Konfession, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Eintrittsdatum. Ziehen Sie Kästen darüber. Kurze Kürzel suchen Sie besser nicht: Die Suche fände dieselben Buchstaben auch mitten in anderen Wörtern.
- Ergebnis prüfen. Die Ergebniskarte zeigt, ob die geschwärzten Werte noch im Dokument stehen; die Lage der Kästen sehen Sie in der Vorschau.
Seiten mit Kästen werden zu Bildern: Der Text darunter ist danach nicht mehr in der Datei, die Seite bleibt genauso lesbar. Ein Foto oder Scan der Abrechnung hat keine Textebene; dort ziehen Sie alle Kästen von Hand.
So schwärzen Sie eine Gehaltsabrechnung
IBAN und Steuer-ID sind auf dieser Seite schon vorausgewählt.
Schritt 1: Abrechnung öffnen
Legen Sie das PDF oder ein Foto der Gehaltsabrechnung in das Feld. Es wird nicht hochgeladen.
Schritt 2: Treffer prüfen
IBAN und Steuer-ID sind vorausgewählt. Fehlt die Steuer-ID in der Liste, suchen Sie sie über „Suchen und schwärzen“.
Schritt 3: Den Rest abdecken
Suchen Sie die Sozialversicherungsnummer und ziehen Sie Kästen über Konfession, Steuerklasse und was der Empfänger sonst nicht braucht. Name, Arbeitgeber, Monat und Netto bleiben frei.
Schritt 4: Schwärzen und prüfen
Drücken Sie „Schwärzen und PDF erstellen“, lesen Sie die Zusammenfassung und sehen Sie sich die Seiten in der Vorschau an.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten kann ich auf der Gehaltsabrechnung schwärzen?
Alles, was nichts über Ihr Einkommen sagt: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, IBAN, Krankenkasse, Personalnummer und die Kirchensteuermerkmale. Gegenüber einem Vermieter auch Steuerklasse und Beschäftigungsbeginn. Name, Arbeitgeber, Monat und Netto bleiben lesbar.
Darf ich auch das Gehalt schwärzen?
Möglich ist es, nur hilft es Ihnen nicht: Der Nachweis soll zeigen, dass Sie zahlen können, und ohne lesbares Netto zeigt er das nicht. Ein Vermieter wird ihn so kaum akzeptieren.
Wann bekommt der Vermieter meine Gehaltsabrechnung?
Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz erst, wenn er sich für Sie entschieden hat, kurz vor der Unterschrift unter den Mietvertrag. Bei der Besichtigung genügen Name, Vorname und Anschrift; in der Selbstauskunft reicht für das Netto auch die Angabe, dass es über einer bestimmten Grenze liegt.
Braucht der Vermieter mein Eintrittsdatum?
Nein. Die Orientierungshilfe hält Fragen nach der Dauer der Beschäftigung für unzulässig, weil sie keine Gewissheit gibt, dass das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Das Datum des Beschäftigungsbeginns können Sie also abdecken.
Was ist mit der Konfession auf der Gehaltsabrechnung?
Das Kirchensteuermerkmal und die Kirchensteuerzeile lassen auf Ihre Religionszugehörigkeit schließen. Religion gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), und eine pauschale Frage danach hält die Orientierungshilfe für unzulässig. Beides abzudecken ändert am Netto nichts.
Was decke ich für die Bank oder das Leasing ab?
Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Konfession sagen nichts über Ihre Zahlungsfähigkeit. Bei allem, was Ihr Arbeitsverhältnis betrifft, fragen Sie besser vorher, was geprüft wird: Die Grenzen aus der Orientierungshilfe gelten für Vermieter.
Die Miete übernimmt eine Behörde — brauche ich dann eine Gehaltsabrechnung?
Übernimmt eine öffentliche Stelle die Miete vollständig und zahlt sie direkt an den Vermieter, sind Fragen nach dem Einkommen nach der Orientierungshilfe unzulässig; ein Nachweis über die Übernahme genügt. Für Kontoauszüge, die das Jobcenter sehen möchte: Kontoauszug fürs Jobcenter schwärzen.
Wird meine Gehaltsabrechnung hochgeladen?
Nein. Sie wird in Ihrem Browser gelesen und bearbeitet; das Werkzeug hat keinen Endpunkt, der Dateien annimmt.
Verwandte Werkzeuge
- Kontoauszug für den Vermieter schwärzenEinkommensnachweis erst dann, wenn der Vermieter sich für Sie entschieden hat — und auch dann ohne Angaben, die er nicht braucht.
- Ausweiskopie schwärzen und mit Vermerk versehenFotos von Vorder- und Rückseite auf eine A4-Seite legen, nicht benötigte Felder abdecken und einen Vermerk mit Zweck, Empfänger und Datum quer über die Karte schreiben.
- PDF und Bilder schwärzen — ohne UploadAusweisnummer, IBAN und Telefonnummer in PDFs und Bildern schwärzen. Ausweiskopie: Vorder- und Rückseite auf einer A4-Seite, mit Vermerk.