Website für Hausmeisterservice: die Sprache der Verwaltung

Diese Vorschläge macht Google in Deutschland rund um Hausmeisterleistungen. Auffällig ist, wie viele davon Abrechnungsfragen sind – nicht Leistungsfragen:

Die Betriebskostenverordnung zählt die Kosten für den Hauswart zu den umlagefähigen Betriebskosten. Ausdrücklich nicht dazu gehören die Kosten, die auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Verwaltung entfallen (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Führt der Hauswart Arbeiten aus, die schon unter andere Positionen der Verordnung fallen – Gartenpflege, Reinigung, Schneebeseitigung –, dürfen diese Kosten dort nicht noch einmal angesetzt werden.

Für eine Hausverwaltung ist eine Rechnung, die das sauber trennt, ein handfester Vorteil: Sie kann sie unverändert in die Nebenkostenabrechnung übernehmen, ohne selbst aufzuteilen. Und genau das gehört auf die Website:

• Dass Sie Leistungen getrennt ausweisen: Hauswart, Gartenpflege, Reinigung, Winterdienst – jede Position einzeln.
• Dass Reparaturen und Instandsetzungen als eigene Position erscheinen, weil sie nicht umlagefähig sind.
• Ein anonymisiertes Muster Ihrer Rechnung als PDF. Nichts überzeugt eine Verwaltung schneller.
• Für Privatkunden: dass Sie den Lohnanteil gesondert ausweisen, damit er nach § 35a EStG in der Steuererklärung geltend gemacht werden kann.

Der Winterdienst entscheidet, ob ein Vertrag geschlossen wird – weil die Haftung daran hängt. Die Gemeinden übertragen die Räum- und Streupflicht für den Gehweg in der Regel per Satzung auf die Anlieger; dort stehen auch Zeiten und Flächen. Der Eigentümer kann die Pflicht an einen Dienstleister weitergeben, bleibt aber für sorgfältige Auswahl und Überwachung verantwortlich. Genau deshalb ist eine Website, die hier konkret wird, ein Verkaufsargument:

• Ab welcher Uhrzeit Sie räumen und bis wann, an Werktagen und an Sonn- und Feiertagen.
• Wie oft bei anhaltendem Schneefall nachgeräumt wird – das ist die Frage, an der Streitfälle hängen.
• Welche Flächen enthalten sind: Gehweg, Zuwegung, Hofeinfahrt, Müllplatz, Tiefgaragenrampe.
• Welches Streumittel Sie verwenden und ob am Ort ein Streusalzverbot gilt.
• Wie Sie dokumentieren, dass geräumt wurde – Einsatzprotokoll, Zeitstempel, Fotos. Im Haftungsfall zählt genau das.
• Ob pauschal pro Saison oder pro Einsatz abgerechnet wird. Gesucht wird nach beidem.

Für private Auftraggeber lohnt ein zusätzlicher Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass auch der Winterdienst auf dem öffentlichen Gehweg vor dem Grundstück als haushaltsnahe Dienstleistung nach § 35a EStG begünstigt sein kann (Urteil vom 20. März 2014, VI R 55/12). Wer das weiß, vergleicht Ihren Preis anders.

Nicht jede handwerkliche Tätigkeit ist eine „wesentliche“ im Sinne der Handwerksordnung. Nicht wesentlich sind Tätigkeiten, die in einem Zeitraum von bis zu drei Monaten erlernt werden können, sowie Tätigkeiten, die für das Gesamtbild des Handwerks nebensächlich sind (§ 1 Abs. 2 HwO). Solange die Arbeiten hausmeisterliches Gepräge behalten, dürfen sie ohne Eintragung in die Handwerksrolle ausgeführt werden. Die Kammern und Industrie- und Handelskammern nennen dazu regelmäßig: Kontrollgänge, Gartenpflege, Reinigung, Winterdienst, Dachrinnenreinigung, Kleinreparaturen, Dichtungen wechseln, Filter tauschen, Leuchtmittel wechseln, Möbel montieren, Bilder und Lampen anbringen, kleine Ausbesserungen an Wänden. Wer den Schwerpunkt auf zulassungspflichtige Arbeiten legt – Elektro, Sanitär, Dach, Fliesen –, braucht die Eintragung in die Handwerksrolle.

Auf der Website ist das kein Risiko, sondern ein Vorteil. Zwei Listen – „Das übernehmen wir“ und „Dafür holen wir einen Fachbetrieb“ – zeigen einer Verwaltung, dass Sie die Regeln kennen. Ein Anbieter, der behauptet, alles zu machen, wirkt auf Profis nicht kompetenter, sondern unseriös. Wenn Sie in der Handwerksrolle eingetragen sind, schreiben Sie es hin – dann gilt die Grenze für Sie nicht.

• Vertretung. Wer kommt, wenn Sie krank sind oder im Urlaub? Für eine Verwaltung ist das die wichtigste Frage bei einem kleinen Betrieb.
• Erreichbarkeit. Feste Zeiten und eine Nummer für Notfälle, mit einer ehrlichen Angabe zur Reaktionszeit.
• Schlüssel. Wie werden Schlüssel verwahrt und dokumentiert, wer hat Zugang, was passiert bei Verlust – Schlüsselversicherung ja oder nein.
• Versicherung. Betriebshaftpflicht mit Deckungssumme, ohne die eine Verwaltung meist gar nicht erst anfragt.
• Einsatzgebiet. Nennen Sie die Orte, in denen Sie arbeiten. Wer im Winter um sechs Uhr da sein muss, kann nicht 60 Kilometer fahren – und das weiß Ihr Gegenüber.